Stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala dužni su da, shodno članu 9. stav 2. tačka 7) Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/20; u daljem tekstu: Zakon), najkasnije do 30. aprila 2024. godine dostave nadležnom arhivu prepis arhivske knjige za dokumentarni materijal koji je nastao u 2023. godini.
Pojam arhivske knjige i prepisa
Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca, odnosno opšti inventarni pregled celokupnog arhivskog i dokumentarnog materijala iz ranijih godina, koju su stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala obavezni da vode od osnivanja, kao i dokumentarnog materijala koji se po bilo kojem osnovu nalazi kod stvaraoca i imaoca.
Vodi se na propisanom Obrascu AK.
Upis arhivske građe i dokumentarnog materijala u arhivsku knjigu vrši se hronološki, po godinama i klasifikacionim oznakama, po nazivu kategorija dokumentarnog materijala prema važećoj Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
Arhivska knjiga se ne zaključuje na kraju godine, već se vodi u neprekidnom nizu brojeva i može se voditi u formi knjige ili u elektronskom obliku, uz redovnu izradu zaštitne kopije.
Podsećamo da je za javni sektor obavezno korišćenje platforme eArhiv (tzv. Pisarnica), a privatni sektor može organizovati čuvanje arhivskog materijala na način koji njima najviše odgovara (npr. da angažuje specijalizovane firme, da kupi odgovarajući softver, da sam obrađuje dokumentaciju na način da obezbedi sve zakonom propisane zahteve, i sl.).
Prepisom arhivske knjige se smatra njena kopija i ona se, u jednom primerku, dostavlja nadležnom arhivu kao pojedinačni predmet, uz prateći dopis – Podnesak arhivu za dostavljanje prepisa arhivske knjige (dostupan je kroz našu digitalnu bazu propisa „Ekspert“), zaveden i potpisan od strane odgovornog lica.
Dostavlja se prepis/kopija arhivske knjige za 2023. godinu, a ukoliko do sada subjekt nije dostavljao arhivsku knjigu – prvi put dostavlja kopiju cele arhivske knjige.
Obveznici dostavljanja prepisa arhivske knjige
Obavezu da nadležnom arhivu dostave prepis arhivske knjige imaju stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, i iz privatnog, i iz javnog sektora.
Ko nije u obavezi da dostavi prepis arhivske knjige?
Trenutno nisu u obavezi da dostave svoja akta i prepis arhivske knjige:
- preduzetnici
- udruženja čiji su osnivači isključivo fizička lica
- predstavništva stranog privrednog društva ili ogranka.
Korišćenje aplikacije eArhiv
Članom 4. stav 1. Uredbe o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku („Sl. glasnik RS“, br. 107/21, 94/22 i 116/23), koja se primenjuje od 1.01.2024. godine, pored ostalog, predviđeno je korišćenje aplikacije eArhiv za dostavljanje odgovarajućih dokumenata i akata nadležnom javnom arhivu. Napominjemo da smo o ovoj uredbi pisali detaljno u „Informator“-u broj 1/2024.
Međutim, iako je aplikacija eArhiv trebalo da počne da se primenjuje od 1.01.2024. godine, do trenutka pisanja ove informacije ona još nije u funkciji. Napominjemo da pomenutom uredbom nije striktno propisano da se prepis arhivske knjige dostavlja nadležnom javnom arhivu u elektronskom obliku (mada je najavljeno da će to biti obavezujuća praksa).
Pretpostavljamo da će (kada aplikacija eArhiv počne da se koristi) nadležni javni arhivi dati jasne instrukcije o načinu dostavljanja prepisa arhivske knjige u elektronskom obliku.
Dostavljanje prepisa arhivske knjige nadležnim arhivima
Naglašavamo – obaveza dostavljanja prepisa arhivske knjige je propisana članom 9. stav 2. tačka 7) Zakona i važi sa sve subjekte (osim napred navedenih izuzetaka):
1) za subjekte sa sedištem na teritoriji Grada Beograda
Za subjekte sa sedištem na teritoriji Grada Beograda nadležni javni arhiv – Istorijski arhiv Beograda dao je instrukciju stvaraocima i imaocima da do daljeg ne dostavljaju nikakva akta – ni prepise arhivskih knjiga, ni liste kategorija, ni druga normativna akta. Kao razlog je navedeno da: „usled izuzetno velikog broja do sada primljenih zahteva za izdavanje saglasnosti na Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, kao i zakonskog roka za dostavljanje prepisa arhivske knjige, a iz nepostojanja adekvatnih tehničkih i kadrovskih kapaciteta Istorijski arhiv Beograda nije u mogućnosti da do daljeg prima novu dokumentaciju, na do sada jedini primenjeni način – isključivo pisanim putem„.
2) za subjekte čije je sedište van teritorije Grada Beograda
Nadležni javni arhivi gradova po Srbiji (s izuzetkom grada Beograda) primaju podneske stranaka – prepise arhivske knjige, liste kategorija kao i druga normativna akta u vezi sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom.
Svaki od arhiva je ove poslove uredio u skladu sa svojim mogućnostima i kapacitetima, stoga sugerišemo da privredni subjekti, spram svog sedišta, kontaktiraju nadležne javne arhive za instrukcije na koji način da izvrše svoje zakonske obaveze.
Takođe, napominjemo da bi uz svaki dokument koji se dostavlja arhivu trebalo dostaviti i prateći podnesak – zahtev, molbu, i sl. kako bi arhivi odgovorili i obrazložili svoje postupanje. Ovo navodimo iz razloga što pojedini nadležni javni arhivi odbijaju da prime dokumentaciju stranaka i usmenim putem ih upućuju na javne arhive u drugim gradovima.